Como evitar ruturas de stock numa loja de CBD

Porque é que uma rutura de stock custa mais do que uma venda perdida

Evitar ruturas de stock numa loja de CBD começa por relacionar os níveis de reposição com as vendas reais e os prazos dos fornecedores. Mantenha disponíveis os produtos com procura consistente sem comprometer todo o orçamento de compras em stock excedentário, e defina como serão comunicadas as faltas ou alterações de lote.

As falhas repetidas nos formatos mais procurados também fazem a loja parecer pouco cuidadosa, mesmo quando o restante sortido está disponível. A possibilidade de voltar a encomendar faz parte da venda.

Não precisa de ter todos os produtos na prateleira. Mantenha stock nas referências que vendem efetivamente e evite imobilizar capital nas que têm pouca saída.

Identifique as referências que precisam de reposição prioritária

Separe os produtos principais das compras ocasionais. Nem todas as categorias, formatos ou níveis de preço precisam do mesmo ritmo de reposição. Mesmo um registo simples de vendas mostra o que sai da prateleira e o que permanece em stock.

Agrupe os produtos desta forma:

• Referências principais, com vendas regulares e que raramente devem faltar
• Referências sazonais ou associadas a eventos, encomendadas quando necessário
• Produtos novos, para os quais deve fazer uma primeira encomenda prudente
• Referências de baixa rotação, que não devem ser repostas automaticamente
• Uma alternativa próxima, capaz de cobrir uma falta temporária

Flores, haxixe, óleos, vapes e acessórios não têm a mesma rotação. Um produto mais vendido numa família não indica necessariamente que o restante dessa família tenha a mesma procura.

Defina um nível de reposição simples para cada referência principal

O nível de reposição é a quantidade de stock que desencadeia uma nova encomenda. Deve cobrir as vendas médias, o tempo necessário para o fornecedor preparar e expedir o pedido e uma pequena margem para uma semana mais movimentada.

Não existe um valor adequado para todas as lojas. Uma loja urbana para fumadores, uma loja especializada em CBD e um vendedor online não vendem da mesma forma. Utilize os seus próprios números. “Costuma vender-se” não é um número.

Uma folha de cálculo simples é suficiente: quantidade disponível, vendas recentes, entrega prevista e data da última reposição. Assim, pode encomendar antes de a prateleira ficar vazia.

Ajuste a frequência das encomendas aos padrões reais de venda

Encomendar tarde provoca ruturas de stock. Esperar até a prateleira estar quase vazia é muitas vezes o hábito que está na origem do problema. Reveja as referências principais com uma periodicidade fixa.

Os produtos de maior rotação podem exigir uma verificação semanal. As categorias estáveis ou de baixa rotação podem ser revistas com menos frequência. O importante é detetar a necessidade antes de o cliente encontrar a falha.

Um produto que vende pouco todas as semanas é mais fácil de planear do que outro que atinge o mesmo total mensal num único dia. A procura regular é o sinal mais útil.

Registe também os padrões locais: dias de pagamento, dias de mercado, fins de semana ou períodos promocionais. Uma loja online pode registar um aumento de vendas depois de uma newsletter. Estes fatores são pistas, não garantias, mas ajudam a escolher o momento da encomenda.

Escolha o fornecedor pela consistência, não apenas pela dimensão do catálogo

Uma longa lista de produtos grossistas não mantém a prateleira abastecida. No dia a dia, é mais importante saber se o fornecedor comunica o stock disponível, quanto tempo demora cada encomenda e o que corresponde exatamente ao produto.

Antes de depender de um fornecedor para as referências principais, confirme se os níveis de stock estão atualizados, se a encomenda mínima é clara, como são apresentados os preços por volume e o que acontece quando o artigo pretendido está esgotado.

Um fornecedor útil torna o planeamento mais simples. Descrições claras, rastreabilidade quando existente, documentos laboratoriais quando aplicáveis e condições de encomenda fáceis de consultar contribuem para uma operação mais previsível.

Pode manter um grossista principal para as referências essenciais e uma alternativa aprovada para algumas famílias de produtos. Isso não significa duplicar todas as encomendas. É uma forma de continuar a vender quando um artigo não pode ser reposto a tempo.

Avalie a Abican pelos mesmos critérios: o catálogo, as condições de encomenda e a informação disponível sobre as referências que pretende manter em stock.

Evite encomendar em excesso enquanto protege a disponibilidade

Evitar uma rutura de stock não é motivo para comprar em excesso. Stock a mais imobiliza capital, ocupa espaço e torna o sortido mais difícil de gerir. O problema é ainda maior quando está a testar um produto novo ou a criar uma categoria de raiz.

Mantenha um núcleo de referências fiável e teste os produtos novos com encomendas pequenas. Espere por vendas reais antes de aumentar as quantidades. Uma tendência ou um preço grossista baixo não justificam encher o espaço disponível.

Utilize o catálogo para criar alternativas viáveis

Quando uma referência está esgotada, um catálogo organizado permite apresentar outra opção. Escolha essa alternativa antes de surgir a falta. Tanto a equipa como o cliente devem compreender por que motivo o produto é uma substituição adequada.

Uma família de produtos diferente não é automaticamente uma alternativa. Procure manter uma utilização, um intervalo de preço ou um tipo de embalagem semelhantes. Assim, a equipa pode apresentar uma opção concreta em vez de se limitar a informar que o produto acabou.

Integre a informação de stock no processo de compras

As compras, a receção de mercadoria e os registos de vendas devem permanecer alinhados. Quando uma encomenda chega, confirme as referências, atualize as quantidades e assinale qualquer substituição ou artigo em falta no próprio dia.

Se vende em loja física e online, a mesma regra aplica-se aos dois canais. Utilize um registo de stock partilhado ou faça uma reconciliação manual fiável para evitar aceitar online a encomenda da última unidade depois de esta ter sido vendida na loja.

Registe também o motivo de cada falta. Pode ter existido uma procura superior ao esperado, um nível de reposição demasiado baixo, falta de stock no fornecedor ou uma divergência entre a contagem e as vendas. Cada causa exige uma correção diferente.

Transforme a reposição numa rotina operacional

Defina quais são os produtos principais. Verifique as quantidades em dias fixos. Encomende antes de atingir o nível crítico. Mantenha as mensagens dos fornecedores num único local.

Para um distribuidor ou uma loja online em crescimento, registe a procura prevista juntamente com os prazos de entrega confirmados pelos fornecedores. Compare as entregas planeadas com as entregas efetivas para que os atrasos recorrentes sejam considerados na próxima decisão de reposição.

Não conseguirá evitar todas as faltas. A procura varia e a disponibilidade também. Uma rotina de reposição consistente dá-lhe tempo para reagir, protege as referências importantes e torna cada encomenda grossista mais ponderada.